Event erstellen – Hilfe Center von campflow

Um ein neues Event zu erstellen öffne den Menüpunkt Events und klicke anschließend auf Event erstellen.

1. Schritt: Namen deines Events

Gib den Namen deines Events ein.

Klicke anschließend auf weiter.

2. Schritt: Zeitraum, Plätze und Gruppen

Gib an wie viele Plätze dein Event hat. Mit unbegrenzt kannst du angeben, dass es keine maximale Teilnehmendenanzahl gibt.

Gib an in welchem Zeitraum dein Event stattfindet und wie viele Personen maximal teilnehmen können. Wenn dein Event über mehrere Tage stattfindet, klicke auf Mehrtägig.

Event in Gruppen aufteilen

Wenn dein Event mehrere Gruppen hat, kannst du dein Event mit der Auswahl in Gruppen aufteilen, aufteilen.

❗

Das Anmelde-Formular und die automatischen E-Mails aller Gruppen eines Events sind identisch. Die Gruppen haben jedoch getrennte Teilnehmenden- und Wartelisten.

Gib den Namen und falls nötig den Zeitraum und die maximale Anzahl an Plätzen pro Gruppe an.

ℹ️

Anzahl Plätze bei Gruppen Wenn du keine maximale Anzahl an Plätzen für eine Gruppe angibst, werden so lange Teilnehmende bestätigt, bis alle Plätze des Events vergeben sind.

Mit Klick auf 🗑️ neben einer Gruppe kannst du diese löschen.

Klicke anschließend auf weiter.

3. Schritt: Preise festlegen

Gib an, wie viel Teilnehmende für dein Event bezahlen müssen.

Klicke auf den Namen der Preisstufe, um ihn anzupassen.

Du kannst mehrere Preisstufen durch Klick auf Preisstufe hinzufügen erstellen. Mit Klick auf ✖️ neben einer Preisstufe kannst du diese löschen.

ℹ️

Bei kostenlosem Event Gib bei der Preisstufe 0€ ein und dein Event wird als kostenloses Event behandelt.

Abweichender Betrag bei Zuschuss

Mit der Auswahl Abweichender Betrag bei Zuschuss kannst du pro Preisstufe bestimmen, wieviel Teilnehmende bezahlen müssen, die einen Zuschuss beantragen. Trage 0€ ein, wenn die Teilnahme mit Zuschuss kostenlos ist.

Denke daran später im Formular-Baukasten den Zuschuss-Block hinzuzufügen.

Familien- & Geschwisterrabatt

Mit der Auswahl Familienrabatt kannst du festlegen, ab welcher Anzahl ein Rabatt pro Person gewährt wird.

Du kannst mehrere Rabattstufen durch klick auf Rabattstufe hinzufügen erstellen.

Im Beispiel wird ab 2 Familienmitgliedern ein Rabatt von 10€ gewährt, ab 3 Familienmitgliedern ein Rabatt von 15€ pro Person. Melden sich nun 2 Familienmitglieder an, wird die gesamte Buchung durch den Rabatt um 20€ (2 x 10€) günstiger. Bei einer Anmeldung von 3 Familienmitgliedern wird die gesamte Buchung um 45€ (3 x 15€) günstiger. Bei der Anmeldung von 4 Familienmitgliedern wird die gesamte Buchung um 60€ (4 x 15€) günstiger.

Angemeldete Familienmitglieder	Rabattstufe	Rabatt pro Person	Rabatt für die Buchung insgesamt
2	ab 2 Familienmitgliedern	10€	20€
3	ab 3 Familienmitgliedern	15€	45€
4	ab 3 Familienmitgliedern	15€	60€

Klicke anschließend auf weiter.

Anzahlung festlegen

Mit der Auswahl Anzahlung kannst du festlegen, dass Teilnehmende einen Teil ihres Gesamtbetrages vorab bezahlen müssen. Wenn du diese Option wählst, werden für alle Teilnehmenden jeweils zwei Beiträge (Anzahlung und Restzahlung) erstellt.

Die Bezahlt-Mail wird bereits beim vollständigen Eingang der Anzahlung ausgelöst.

ℹ️

[BETRAG]-Platzhalter in automatischen Mails von Events mit Anzahlung Beachte, dass der [BETRAG]-Platzhalter immer den noch offenen Gesamtbetrag anzeigt. Verwendest du ihn somit in deiner Bestätigt-Mail wird der volle Gesamtbetrag (Anzahlung + Restzahlung) angezeigt. In der Bezahlt-Mail kannst du den [BETRAG]-Platzhalter für die Forderung der Restzahlung nutzen, da der dann noch offene Betrag, dem Betrag der Restzahlung entspricht. Da alle Teilnehmenden im Event den gleichen Betrag als Anzahlung hinterlegt haben, verwendest du in der Bestätigt-Mail somit nicht den [BETRAG]-Platzhalter, um die Höhe der zu leistenden Anzahlung zu kommunizieren.

4. Schritt: Mit Kasse verknüpfen

Verknüpfe dein Event mit der Kasse, wenn du alle Teilnehmendenbeiträge auch in deine Buchhaltung importieren möchtest. Bei Zahlungseingang werden die Zahlungen von campflow automatisch erkannt und dem passenden Beitrag zugeordnet. Der/die Teilnehmende wird automatisch als bezahlt markiert und erhält die Bezahlt-Mail, wenn du diese aktiviert hast.

Klicke auf Mit Kasse verknüpfen, wenn du die Beiträge des Events mit der Kasse verknüpfen möchtest.

Wähle die gemeinnützige Sphäre, zu der diese Teilnehmendenbeiträge gehören. In den meisten Fällen gehören Teilnehmendenbeiträge von Ferienfreizeiten zum Zweckbetrieb. Mehr erfahren

Für das Event wird automatisch eine Kostenstelle in der Kasse erstellt. Falls du eine eigene Kostenstelle verwenden möchtest, kannst du den Schalter Bestehende Kostenstelle und Kategorie verwenden anklicken.

Du kannst dein Event auch noch nach dem Erstellen des Events mit der Kasse verknüpfen. Wie das funktioniert erfährst du im Hilfe-Artikel Event nachträglich mit Kasse verknüpfen.

Klicke auf Event erstellen.

Alle Angaben kannst du auch nachträglich noch im Anmeldeformular anpassen. Unter link findest du die Hilfe-Artikel um Einstellungen des Events nachträglich anzupassen.