Beim Einrichten der Spendenbescheinigungen in campflow wirst du um Bestätigung gebeten, dass du dein zuständiges Finanzamt über die maschinelle Ausstellung und den elektronischen Versand von Spendenbescheinigungen informierst, bevor du die erste Spendenbescheinigung ausstellst und versendest.
In diesem Hilfe-Artikel erfährst du, was es damit auf sich hat und wie du dein Finanzamt mit wenig Aufwand einmalig informierst.
Wenn dein Verein Spendenbescheinigungen automatisiert oder digital über eine Software erstellt, spricht man von der maschinellen Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen.
In diesem Fall bist du verpflichtet, das zuständige Finanzamt einmalig darüber zu informieren.
Finanzamt über maschinelle Ausstellung informieren
Schritt 1: Zuständiges Finanzamt ermitteln
Wende dich an das Finanzamt, das auch für die Gemeinnützigkeit deines Vereins zuständig ist. Du findest das Finanzamt auf deinem letzten Freistellungs- oder Feststellungsbescheid.
Schritt 2: Mitteilung verfassen und versenden
Du kannst die Information per E-Mail, Kontaktformular oder Brief senden.
Folgende Inhalte sollten enthalten sein:
Name und Anschrift des Vereins
Steuernummer Wo finde ich diese?
Hinweis, dass Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen) maschinell erstellt und versendet werden
Musteranschreiben
[VEREINSNAME MIT ANSCHRIFT]
[STEUERNUMMER DES VEREINS]
Sehr geehrte Damen und Herren,
gemäß der Einkommensteuer-Richtlinien R 10b.1 Abs. 4 EStR zeigen wir Ihnen die maschinelle Ausstellung von Spendenbescheinigungen an.
Die dort definierten Voraussetzungen sind erfüllt und werden eingehalten:
Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck.
Die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt.
Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.
Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert.
Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.
Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar.
Mit freundlichen Grüßen