Kostenstellen und Kategorien sind in campflow frei konfigurierbar. Dies bringt dir viele Freiheiten, kann jedoch bei unbedachter Benutzung zu Unübersichtlichkeit führen. In diesem Hilfe-Artikel geben wir dir Tipps, damit deine Kasse in Zukunft übersichtlich bleibt und du deine verschiedenen Angebote und Jahre auch in Zukunft vergleichen kannst.
Tipp 1: Eine Kostenstelle pro Projekt/Event und Jahr
Deine Kasse wird nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip geführt. Damit du deine Projekte und Events später besser voneinander abgrenzen kannst, solltest du für jedes Event / Projekt in jedem Jahr (oder Zeitraum) eine eigene Kostenstelle erstellen. Beispielsweise sollte die Ferienfreizeit 2025 und die Ferienfreizeit 2026 jeweils eine eigene Kostenstelle darstellen.
Dies hat auch den Vorteil, dass du bei Besonderheiten in einem Jahr, für die du eine spezielle Kategorie benötigt hast, nicht über die Jahre "mitschleppen" musst.
Tipp 2: Kostenstellen archivieren
Archiviere Kostenstellen, die du nicht mehr nutzt, damit die Kostenstellenauswahl übersichtlich bleibt. Die Zuordnung zu diesen Kostenstellen und Kategorien bleibt erhalten. Wie du Kostenstellen archivierst, findest du in diesem Hilfeartikel.
Tipp3: Gleiche Kategorien für Projekte / Events über die Jahre hinweg
In Tipp 1 hast du gelernt, warum es sinnvoll ist für jedes Projekt/Event pro Jahr eine eigene Kostenstelle zu erstellen. Damit du die Ein- und Ausgaben deiner Events über die Jahre vergleichen kannst, solltest du die gleichen Kategorien wie im Vorjahr verwenden. Dabei hat sich der folgende Ablauf bewährt:
Nutze das erste Event/Projekt einer Reihe, zum Beispiel die Ferienfreizeit 2025, um zu erkennen welche Kategorien du benötigst.
Wenn das Event/Projekt vollständig abgeschlossen ist, prüfe noch einmal ob die Kategorien so gestaltet wurden, dass sie auch in Zukunft sinnvoll einsetzbar sind. Falls nicht, korrigiere die bestehenden Kategorien und ihre Zuordnung
Dupliziere die Kostenstelle für z.B. die Ferienfreizeit 2026 inklusive der Kategorien und versuche dich im Folgejahr daran zu halten. Wenn weitere Kategorien nötig sind, ist das natürlich möglich.
Archiviere die Kostenstelle des ersten Projekts/Events welches vollständig abgeschlossen ist, damit deine Kostenstellenauswahl übersichtlich bleibt.
Tipp 4: Nutze die allgemeine Kostenstelle
Die Kostenstelle Allgemein kann in campflow weder archiviert noch gelöscht werden. Sie ist für all deine Ein- und Ausgaben die deinen Verein am Laufen halten. Beispiele sind Websitekosten, campflow, Bankkontogebühren...